Ustawa o ochronie sygnalistów została opublikowana w „Dzienniku Ustaw” w poniedziałek, 24 czerwca. Znamy zatem ostateczny kształt tych przepisów. Od poniedziałku biegnie również 3 miesięczny termin na wdrożenie wewnętrznej procedury.
Zakres naruszenia prawa, który zgłasza sygnalista został w ostatniej chwili uszczuplony o przepisy prawa pracy. Oznacza to, że finalnie ustawę stosuje się do naruszeń prawa w zakresie m. in.: korupcji, zamówień publicznych, AML, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, ochrony środowiska, bezpieczeństwa żywności, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, interesów finansowych Skarbu Państwa, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, czy rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych opodatkowania osób prawnych.
Warto podkreślić, że sygnalistą w rozumieniu ustawy jest nie tylko pracownik, ale i osoba współpracująca na umowie cywilnoprawnej, B2B, czy członek organu. W pewnych okolicznościach sygnalistą może być też kandydat do pracy.
Podstawową zasadą ustawy jest to, że wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań, a jego tożsamość powinna być należycie chroniona.
Z praktycznego punktu widzenia jednym z kluczowych elementów jest konieczność przyjęcia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Obowiązek ten dotyczy podmiotu, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób.
Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia. Podmioty o mniejszym zatrudnieniu mogą (lecz nie muszą) taką procedurą przyjąć.
Wedle ustawy procedura ma określać w szczególności:
- wewnętrzną jednostkę organizacyjną/osobę lub podmiot zewnętrzny, upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
- sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę;
- (bezstronną) wewnętrzną jednostkę organizacyjną/osobę, upoważnione do podejmowania działań następczych (weryfikacja, dalsza komunikacja z sygnalistą itd.);
- tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
- obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego (zasadniczo termin 7 dni);
- obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych;
- maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej (do 3 miesięcy);
- zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo objąć inne elementy, jak wskazanie czynników ryzyka czy określenie systemu zachęt dla sygnalistów.
Projekt procedury podlega konsultacjom ze zakładową organizacją związkową albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu (wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym).
Rozpatrywanie zgłoszeń wewnętrznych może zostać powierzone podmiotowi zewnętrznemu. Wymaga to jednak zawarcia określonej umowy.
Podmioty, na rzecz których wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50, lecz nie więcej niż 249 osób, mogą na podstawie umowy ustalić wspólne zasady dotyczące przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego, pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą.
Z kolei podmioty należące do grupy kapitałowej (w rozumieniu ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów mogą ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych, pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą.
Co ważne, oprócz obowiązków w zakresie procedury dany podmiot prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych oraz jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.
Brak ustanowienia procedury lub ustanowienie jej z istotnym naruszeniem ustawowych wymogów jest wykroczeniem, zagrożonym karą grzywny.
