Unia Europejska postawiła diagnozę, iż istotnym problemem występującym w wielu organizacjach są pojawiające się wewnątrz nich działania nielegalne, niewłaściwe, czy też nieetyczne. W celu minimalizacji takich zjawisk opublikowano zestaw regulacji mających temu przeciwdziałać, w postaci Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej jako: „Dyrektywa o Sygnalistach”).
Zawarte tam regulacje wprowadzają, tzw. „whistleblowing” czyli szeroko pojętą procedurę zgłaszania takich nieprawidłowości, które miały bądź mają miejsce w określonej organizacji wraz z uregulowaniem zasad ochrony danych osób (tzw. „sygnalistów”), które podjęły się takiego zgłoszenia.
Innymi słowy, w firmach, mają zostać wprowadzone szczegółowo opisane procesy w jaki sposób potencjalni sygnaliści mogą dokonać takiego zgłoszenia o pojawiających się potencjalnie nieprawidłowości oraz w jaki sposób będzie chroniona tożsamość takich osób oraz jak będzie się przeciwdziałać ich ewentualnej dyskryminacji. Oczywiście przedmiotowa Dyrektywa mówi nie tylko o konieczności wdrożeniu takich regulacji w przedsiębiorstwach, ale wymaga również dostosowania do tego instytucji publicznych, gdyż forma zgłoszeń nieprawidłowości jest podzielona na zgłoszenia wewnątrz firm jak i te zewnętrzne, skierowane bezpośrednio do instytucji publicznych. Przepisy te mają prowadzić do zwiększenia ochrony interesu publicznego.
Przechodząc na łamy samej Dyrektywy, wskazuje się tam, że ochrona sygnalistów powinna uwzględniać przede wszystkim ochronę:
- w związku z dokonywanymi zgłoszeniami w zakresie nieprawidłowości związanych z prawem unijnym jak i krajowym. Mowa tutaj przede wszystkim o przepisach dot. prania brudnych pieniędzy, oszustw podatkowych, nieprawidłowościach związanych z zamówieniami publicznymi, czy też ochroną środowiska lub prawem konsumentów;
- przed różnymi formami dyskryminacji gdy takowe zgłoszenie zostanie wykonane;
- w zakresie zgłoszeń zarówno wewnątrz samego przedsiębiorstwa jak i bezpośrednio do instytucji publicznych;
- dotyczącą nie tylko pracowników, ale również osób z nimi powiązanych.
Co ważne, przedmiotowa Dyrektywa o Sygnalistach dotyczy nie tylko instytucji sektora publicznego oraz gmin liczących co najmniej 10 000 mieszkańców, ale także wszystkich przedsiębiorców, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników.
W Polsce, te unijne przepisy mają zostać implementowane za pomocą ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Termin na ich wdrożenie minął już 17 grudnia 2021 r., tytułem tego na Polskę została nawet nałożona kara przez Komisję Europejską. Tym samym, w ostatnim czasie nastąpiło znaczące przyśpieszenie legislacyjne w tym temacie. Oznacza to, że możemy spodziewać się, iż przepisy zostaną uchwalone najpóźniej 28 lipca 2023 r., tj. w na ostatnim posiedzeniu Sejmu przed wyborami parlamentarnymi.
W najnowszej wersji projektu ww. ustawy :
- Ustalono zakres przedmiotowy, tj. zdefiniowano czym jest naruszenie prawa w rozumieniu ustawy wraz z określeniem dziedzin, którego ma ono dotyczyć;
- Określono zakres podmiotowy, tj. zdefiniowano osoby jakich przepisy mogą dotyczyć;
- Ustalono sposób i zakres ochrony sygnalistów (w ustawie używana jest nazwa „zgłaszający”) wraz z warunkami jakie są zobowiązane spełnić, aby taką ochronę uzyskać oraz ewentualną rekompensatą gdy spotkałyby się z tzw. „działaniami odwetowymi” opisanymi w tejże ustawie.
- Szczegółowo opisano wymagania względem koniecznej do wdrożenia: m.in. w podmiotach zatrudniających powyżej 50 pracowników procedury wewnętrznej dotyczącej tzw. zgłoszeń wewnętrznych, czy instytucjach publicznych procedury dotyczącej, tzw. zgłoszeń zewnętrznych.
Ponadto uregulowano również przepisy karne względem osób oraz podmiotów nieprzestrzegających przedmiotowych przepisów.
W zakresie wejścia w życie tej ustawy określono, że co do zasady wchodzi ona w życie po upływie 2 miesięcy od dnia ogłoszenia z wyjątkiem kilku przepisów, które wchodzą w życie z dniem następujących po ogłoszeniu.
Tym wyjątkiem jest przykładowo obowiązek wdrożenia procedury wewnętrznej, która w teorii, mając na względzie przedłożony projekt ustawy, powinna obowiązywać w firmie już dzień po jej wejściu w życie. Niemniej, odroczone są przepisy dotyczące sankcji, więc o ile taki obowiązek wystąpi, o tyle jego niewypełnienie nie będzie wiązało się z żadnymi sankcjami.
Niemniej, ze względu na nieubłagalnie zbliżające się wejście w życie przedmiotowych regulacji implementujących Dyrektywę o Sygnalistach rekomendujemy niezwłoczne:
- przeprowadzenie audytu w zakresie obowiązujących regulacji wewnętrznych dotyczący ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości w firmie;
- przygotowanie procedury wewnętrznej dot. ochrony zgłaszających na podstawie ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa;
- przeprowadzenie szkolenia dla pracowników z zakresu przedmiotowej procedury oraz obowiązujących w tym zakresie przepisów.
