Coraz więcej podatników wdraża przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej. Co na to przepisy podatkowe?
VAT
Zgodnie z art. 106m ust. 1 Ustawy VAT: „Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.” Z kolei zgodnie z art. 112a tejże ustawy: „Podatnicy przechowują:
1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
3) w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.”
Uwzględniając powyższe przepisy wskazać należy, że z perspektywy podatku VAT kluczowe jest aby przechowywane faktury spełniały powyższe wymogi, tj. spełniały cechy określone w art. 106m ust. 1 oraz art. 112a Ustawy VAT. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
Tym samym, przepisy Ustawy VAT nie stoją na przeszkodzie, aby otrzymywane faktury w formie papierowej skanować, a następnie ich materialną wersję utylizować.
Prawidłowość takiego podejścia potwierdziły organy podatkowe w licznych interpretacjach indywidualnych, przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia:
- 7 lutego 2022 r. (sygn. 0111-KDIB3-3.4012.637.2021.2.MAZ);
- 1 czerwca 2022 r. (sygn. 0111-KDIB3-3.4012.155.2022.2.MAZ);
- 19 marca 2021 r. (sygn. 0112-KDIL1-1.4012.10. 2021.2.MB).
CIT
Zgodnie z art.9 ust. 1 Ustawy CIT: „podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.”
Z kolei z regulacji z ustawy o rachunkowości wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco, a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi.
Jednocześnie, norma prawna wynikająca z przepisu art. 20 ustawy o rachunkowości wprowadza rodzaje dokumentów, które mogą stanowić podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zatem należy uznać, że w świetle art. 9 ust. 1 Ustawy CIT każdy dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również dokumentem stosownym dla celów podatkowych, w tym uprawniającym do uwzględnienia określonych wydatków jako kosztów uzyskania przychodu.
Analizując powyższe, wskazać należy, że dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych i w konsekwencji podstawę zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu mogą być przechowywane w dowolnej formie (z zastrzeżeniem oczywiście warunków określonych w ustawie o VAT w odniesieniu do faktur).
Niemniej, skoro Ustawa CIT oraz ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych, podczas gdy Ustawa VAT co do zasady dopuszcza ich przechowywanie w formie elektronicznej, to w ocenie autora, faktury papierowe – w kontekście dokumentowania nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodów – mogą być archiwizowane tylko i wyłącznie w formie elektronicznej.
Prawidłowość takiego podejścia potwierdziły organy podatkowego w interpretacjach indywidualnych, przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia:
- 14 grudnia 2022 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.300.2018.10.S/AS);
- 12 maja 2020 r. (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG);
- 29 czerwca 2016 r. (sygn. IBPB-1-2/4510-486/16/AnK);
- 6 października 2016 r. (sygn. 2461-IBPB-1-3.4510.838.2016.1.KB).
Pozostałe
Ważne, aby potwierdzić możliwość wdrożenia tego rozwiązania z audytorem – na bazie przepisów o rachunkowości (w tym ustawy o rachunkowości) tak, aby potwierdził on, że przyjęcie takiej praktyki jest z nimi zgodne.
Warto również potwierdzić możliwość wdrożenia tego rozwiązania z działem prawnym. Faktury to potencjalne dowody w postępowaniach sądowych, zwłaszcza związane z rozliczeniami pracowniczymi. Stanowią też one zasadniczo podstawę do reklamacji. Dlatego też konieczna jest ocena z punktu widzenia pozostałych dziedzin prawa, zwłaszcza prawa cywilnego czy prawa pracy.
Niezależnie od powyższego, przed wdrożeniem tego rozwiązania – z uwagi na jego systemowy charakter – warto również potwierdzić prawidłowość tego podejścia w drodze interpretacji indywidualnej.
