Naczelny Sąd Administracyjny wydał istotne orzeczenie w zakresie dokumentowania kosztów podatkowych.
Stan faktyczny przedstawiał się następująco: w trakcie kontroli podatkowej spółka nie przedstawiła jakichkolwiek dokumentów źródłowych, potwierdzających poniesienie kosztów podatkowych wykazanych w deklaracji.
Spółka oświadczyła, że brak możliwości przedstawienia dokumentów jest wynikiem pożaru siedziby Spółki. Organ ustalił jednak, że czynności zakresie odtworzenia dokumentacji spółka podjęła dopiero na etapie prowadzonego postępowania podatkowego. Spółka była w stanie przedstawić jedynie pojedyncze dokumenty, m. in. wyciągi z rachunków bankowych.
Organy podatkowe nie uznały przedstawionych dowodów i argumentów, określając zobowiązanie podatkowe bez uwzględnienia tych kosztów.
Stanowisko takie podtrzymał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi. Sąd I instancji wskazał, że to na spółce spoczywał obowiązek niezwłocznego odtworzenia zniszczonej dokumentacji. Zatem spółka powinna była podjąć działania zmierzające do odtworzenia tej dokumentacji niezwłocznie po tym zdarzeniu.
Spółka wniosła od tego wyroku skargę kasacyjną, jednakże Naczelny Sąd Administracyjny jej nie uwzględnił.
Naczelny Sąd Administracyjny – podobnie jak Wojewódzki Sąd Administracyjny – uznał, że to na spółce ciążył obowiązek niezwłocznego odtworzenia dokumentacji źródłowej. Dalej, wskazano, że podatnik może zwrócić się w niektórych, wyjątkowych sytuacjach do organu z prośbą o pomoc w odzyskaniu dokumentacji podatkowej. Niemniej, zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego, najpierw musi rzetelnie udowodnić, że podjął wszystkie możliwe kroki w celu jej odtworzenia. Przykładowo, powinien udowodnić, że zwrócił się do kontrahentów z prośbą o przesłanie dokumentacji dot. transakcji, które były z nimi podejmowane i z jakichś powodów otrzymał odmowę.
Naczelny Sąd Administracyjny podkreślił, że w żadnym wypadku organ nie jest zobowiązany do odszukania dokumentów podatkowych potwierdzających dane transakcje (w celu udowodnienia, że możliwym jest zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów).
Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 17 stycznia 2023 r., sygn. akt II FSK 1281/20.
