W czasach, gdy duża część społeczeństwa pracuje przed komputerem, wada wzroku stała się chorobą cywilizacyjną. I często to w interesie pracodawcy jest, aby pracownik posiadał właściwe, dostosowane do potrzeb i wymogów jego stanowiska pracy, okulary bądź soczewki korekcyjne. Tym samym, wydawać by się mogło, że naturalnym jest możliwość zaliczenia takiego wydatku w koszty uzyskania przychodów. Sprawa jednak nie jest taka oczywista. Kiedy więc, okulary korekcyjne dla pracownika, będą kosztem uzyskania przychodów?
Kodeks pracy, w art. 2376 § 1 i 3 wskazuje, że pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami, a także jest on obowiązany dostarczyć mu środki ochrony indywidualnej, które spełniają wymagania dotyczące oceny zgodności określone w odrębnych przepisach.
Jednocześnie, zgodnie z §4 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe pracodawca jest obowiązany organizować stanowiska pracy z monitorami ekranowymi w taki sposób, aby spełniały one minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, określone w załączniku do rozporządzenia.
Ponadto, na podstawie §8 ww. rozporządzenia pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom
- profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach;
- okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Niemniej, co ważne, aby na pracodawcy spoczywał obowiązek sfinansowania pracownikowi okularów korygujących wzrok do pracy przy monitorze ekranowym muszą być spełnione łącznie następujące warunki:
- pracownik powinien wykorzystywać komputer w pracy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy;
- obowiązek stosowania okularów powinien zlecić lekarz okulista przeprowadzający badania pracownika w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej.
Innymi słowy, pracodawca, w określonych sytuacjach powinien wyposażyć (zrefundować) pracownikowi koszt zakupu okularów bądź szkieł korekcyjnych. Taka sytuacja będzie miała miejsce, gdy podczas badań lekarskich, pracownik wykonujący pracę przy stanowisku komputerowym przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, otrzyma zalecenie ich stosowania.
Zasady dokonywania zwrotu wydatków i wysokość zwrotu pracodawca powinien ustalić w przepisach wewnątrzzakładowych. Kwota zwrotu powinna być ustalona w takiej minimalnej wysokości, aby umożliwiła pracownikowi zakup szkieł i oprawek przynajmniej w wersji podstawowej zgodnej z zaleceniami lekarza.
Tym samym, jeśli zostaną spełnione powyższe warunki, refundacja okularów bądź szkieł korekcyjnych, będzie stanowiła dla spółki koszt uzyskania przychodów. W innym przypadku nie będzie stanowiła kosztu uzyskania przychodów.
Powyższe potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 kwietnia 2017 r. (sygn. 2461-IBPB-1-2.4510.33.2017.2.MS):
„Pracodawca określa formę zapewnienia okularów korygujących wzrok. Kwestią zasadniczą jest, aby pracownik został zaopatrzony w okulary korekcyjne lub soczewki kontaktowe, które spełniają ten sam cel co okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza.
Z uwagi na nałożony przez ustawodawcę obowiązek dostarczenia pracownikowi nieodpłatnie środków ochrony indywidualnej zabezpieczającej przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz obowiązek zapewnienia przez pracodawcę pracownikowi okularów lub szkieł kontaktowych w razie zaleceń lekarskich wydawanych przez Poradnię Medycyny Pracy w związku z badaniami okulistycznymi, należy stwierdzić, że wydatki te mają charakter „kosztów pracowniczych” i mogą stanowić dla Spółki podatkowe koszty uzyskania przychodów.”
Na marginesie warto określić perspektywę pracownika. Dla pracownika, ewentualny zwrot za zakup zaleconych okularów korekcyjnych nie podlega oskładkowaniu i opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Powyższe wynika z § 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, gdzie wskazano, że w podstawie wymiaru składek nie uwzględnia się wartości świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalentów tych świadczeń oraz z art. 21 ust. 1 pkt 11 Ustawy PIT, który wyłącza z podatku dochodowego wyżej wymienione świadczenia oraz ekwiwalenty.
Podsumowując, skutki podatkowe refundacji pracownikom wydatków poniesionych na zakup przez nich okularów bądź szkieł korekcyjnych będą zależeć od charakteru wykonywanych przez danego pracownika czynności oraz od wewnątrzzakładowych uregulowań. Zasadniczo, z perspektywy:
- spółki – dany wydatek będzie stanowił koszt uzyskania przychodów;
- pracownika – dane przysporzenie nie będzie stanowiło przychodu;
– jeśli zostanie poniesiony/otrzymany z uwzględnieniem warunków wynikających z zasad BHP oraz zostanie wypłacony na podstawie zapisów wynikających z wewnątrzzakładowego regulaminu.
