Chcielibyśmy opisać sytuację, z którą spotkaliśmy się u jednego z naszych klientów.
Podatnik ponosi koszty transportu. Stawki i zakres wykonanych usług jest znany, natomiast faktura przekazywana jest przez przewoźnika dopiero po jakimś czasie. Czy pomimo braku posiadania faktury możemy ująć te wydatki w danym okresie jako koszty podatkowe?
Wedle art. 15 ust. 4 Ustawy CIT koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, z zastrzeżeniem ust. 4b i 4c. Ust. 4b i 4c odnoszą się do kosztów na przełomie roku, stąd regulacja ta nie znajdzie tu zastosowania.
Zauważmy, że powyższa regulacja nie odnosi się w ogóle do kwestii posiadania faktury czy innego dokumentu źródłowego. Taka zaś konstrukcja uregulowana jest w przepisach dotyczących kosztów pośrednich – za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 15 ust. 4e Ustawy CIT).
W wypadku tej regulacji organy podatkowe czy sądy administracyjne przyjmują, że dla kosztów udokumentowanych fakturą należy wstrzymać się z rozliczeniem kosztu do momentu jej posiadania (tak np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 15 maja 2018 r., sygn. akt II FSK 1034/16).
Naturalnie, koszty podatkowe – z zasady – powinny być należycie udokumentowane. Wynika to z samej istoty art. 15 ust. 1 Ustawy CIT i jest to stanowisko powszechnie akceptowane w praktyce (por. np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 4 sierpnia 2021 r., sygn. akt II FSK 612/21). Tym niemniej, jak wskazano, wysokość kosztu wynika precyzyjnie z ustaleń umownych z przewoźnikiem, a podatnik otrzymuje efektywnie faktury.
Tym samym, skoro na moment uzyskania przychodu koszty są de facto znane to zdaniem autora mogą stanowić one koszty podatkowe. Wynika to w szczególności z faktu, że regulacje w zakresie kosztów bezpośrednich nie zawierają regulacji analogicznej do art. 15 ust. 4e Ustawy CIT, a zasadą jest współmiernie rozpoznawania kosztów i przychodów.
Warto jednak aby w braku faktury były one udokumentowane dowodem wewnętrznym.
Stanowisko takie zostało potwierdzone w interpretacjach indywidualnych, m. in. za prawidłowe uznano następujące stanowisko podatnika:
„Odnosząc powyższe do przedstawionego przez Spółkę stanu faktycznego stwierdzić należy, że:
– wartość analizowanych robót (niezafakturowaną) należy uznać za koszt bezpośrednio związany z przychodami 2017 r.,
– w przypadku, gdy analizowana wartość kosztów bezpośrednio związanych z przychodem danego roku podatkowego i dotyczących tego roku jest Spółce znana na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego za ten rok podatkowy (co jest spełnione w przypadku kosztów robót niefakturowanych ujmowanych w księgach danego roku) – to zaewidencjonowana w sposób opisany przez Wnioskodawcę w księgach rachunkowych wartość robót będzie stanowić koszt uzyskania przychodów danego roku podatkowego”.
Wnioskodawca podkreśla również, że możliwość ujęcia w księgach wydatku na podstawie innego niż faktura dokumentu źródłowego została przewidziana w art. 15 ust. 4e ustawy o CIT, który stanowi o ujęciu jako koszt „na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku)”.
Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy ponoszone przez Spółkę wydatki, o ile pozostają w ścisłym związku z uzyskiwanymi przychodami oraz nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, mogą zostać zakwalifikowane jako tzw. bezpośrednie koszty uzyskania przychodu na podstawie wewnętrznych dokumentów księgowych (…), w momencie osiągnięcia związanego z nimi przychodu.
Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodu bezpośrednio związane z przychodami, które zostały udokumentowane na podstawie wewnętrznego dokumentu księgowego (…) mogą być zakwalifikowane jako koszt uzyskania przychodu w momencie osiągnięcia związanego z nimi przychodu.”
(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 lipca 2024 r. sygn. 0111-KDIB1-1.4010.334.2024.1.MF)
„Mając na uwadze, iż moment potrącalności kosztów bezpośrednich określony został przez ustawodawcę w art. 15 ust. 4, 4b i 4c ustawy o CIT, należy zgodzić się ze stanowiskiem Spółki dotyczącym możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kwoty kosztów bezpośrednio związanych z przychodami ujętych w księgach rachunkowych na podstawie wewnętrznych dowodów księgowych (poleceń księgowania).
Rację ma Spółka uznając, że w sytuacjach kiedy w księgach rachunkowych ujęte zostanie konkretne i zidentyfikowane co do kwoty, terminu płatności i tytułu z którego pochodzi, zobowiązanie na podstawie dokumentu księgowego to może być ono uznane za koszt uzyskania w momencie odpowiadającym uzyskanemu przychodowi, gdyż przepisy art. 15 ust. 4, 4b i 4c ustawy o CIT nie odwołują się (inaczej niż w art. 15 ust. 4e ustawy o CIT) do posiadanych dokumentów (w tym faktur) lecz do związku z przychodem.”
(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 14 stycznia 2019 r. sygn. 0111-KDIB2-1.4010.449.2018.1.MJ)
Podobnie również np. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 czerwca 2020 r. sygn. 0114-KDIP2-1.4010.176.2020.1.JS.
