Ustawa wprowadzającą od 1 lipca 2024 r. obowiązkowe fakturowanie elektroniczne przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) została już opublikowana w „Dzienniku Ustaw”.
Czym jest KSeF? Ogólnie, to system który umożliwi wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Innymi słowy, to mechanizm za pomocą którego podatnicy będą mogli wystawiać i odbierać faktury dokumentujące transakcje wykonywane przez podmioty posiadające siedzibę w naszym kraju oraz takie, które tutaj mają rejestrację podatkową.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy? Fazy testowe oraz produkcyjne dostępne dla podatników są już od dłuższego czasu. Niemniej, ostateczne, tj. obligatoryjne dla większości podatników wejście w życie tych regulacji zaplanowano na 1 lipca 2024 r. Pół roku później (od 1 stycznia 2025 r.) obowiązkowy stanie się on również dla przedsiębiorców zwolnionych zarówno przedmiotowo jak i podmiotowo z podatku VAT.
Mając na względzie te ogromne zmiany, które czekają przedsiębiorców, przedstawiamy Państwu nasze (subiektywne) zestawienie 10 największych wyzwań jakie czekają podatników po wejściu w życie regulacji dot. Krajowego Systemu e-Faktur.
1. Daty
W naszej ocenie jest to kluczowy aspekt, tym bardziej, że nie jest on do końca intuicyjny. Wraz z wejściem w życie KSeF pojawi się w obrocie prawnym kilka istotnych dat, na które podatnicy będą musieli zwrócić szczególną uwagę.
Zgodnie z nowo wprowadzanym art. 106na ust. 1 Ustawy VATfakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.
Tym samym, najważniejszą datą z perspektywy podatnika jest data przesłania do KSeF. To ona decyduje o wejściu w życie faktury do obrotu prawnego i to ona jest uznawana za datę wystawienia faktury w myśl przepisów Ustawy VAT (tj. za datę generującą w szczególnych sytuacjach obowiązek podatkowy).
Co ważne, nie musi być ona zbieżna z datą, którą podatnik będzie mógł wpisywać do pola P1. Pole to będzie odpowiadało dacie wystawienia dokumentu (określonej w art. 106e ust. 1 pkt 1 Ustawy VAT).
Kiedy nie będzie zbieżności w tych datach? Może tak się zdarzyć, np. gdy w momencie jej wygenerowania w systemie podatnika KSeF będzie niedostępny. Tym samym, data wystawienia faktury w systemie podatnika, z wyjątkiem sytuacji gdy KSeF będzie offline bądź podatnik odnotuje u siebie jakąś awarię, która nie pozwoli przesłać faktury do KSeF – nie będzie miała większego znaczenia z perspektywy obowiązku podatkowego.
To jednak nie wszystko. Istotne jest również to, że moment wystawienia faktury w KSeF (data przesłanie do KSeF) jest, co do zasady, tożsamy z datą otrzymania takiej faktury przez nabywcę. I to otrzymanie faktury jest definiowane jako nadanie numeru KSeF. Z perspektywy nabywcy ważne jest też to, że odbiór faktury nie wymaga jej akceptacji, czy nawet technicznego zatwierdzenia. Nadanie numeru KSeF do przesłanej faktury przez dostawcę równa się odbiorowi faktury przez nabywcę.
Podsumowując, w KSeF podatnik spotka się z kilkoma istotnymi datami, na które powinien zwrócić szczególną uwagę:
- data przesłania faktury do KSeF – data uznawana za wystawienie faktury. Ma znaczenie z perspektywy szczególnych momentów powstania obowiązku podatkowego;
- data nadania numeru KSeF – data odbioru faktury przez nabywcę, zasadniczo tożsama z datą przesłania faktury do KSeF;
- data wytworzenia faktury (pole P1 schemy) – odpowiada dacie fizycznego wystawienia faktury w systemie podatnika, będzie miała istotne znaczenie w momencie, gdy KSeF będzie niedostępny bądź podatnik napotka problemy z przesłaniem faktur do KSeF.
2. Faktury zakupowe
Inną istotną kwestią na którą w naszej ocenie należy zwrócić uwagę jest kwestia dotycząca faktur zakupowych. Obecnie, co do zasady, w każdej organizacji istnieje określona polityka przyjmowania faktur zakupowych związana z przyjętym obiegiem dokumentów, tj. akceptacją danej faktury zakupowej, płatnością oraz zaksięgowaniem jej i rozliczeniem podatku.
Z naszej praktyki wynika, iż przyjmowanie takich faktur odbywa się zazwyczaj na dedykowane maile czy też poprzez przekierowywanie ich do konkretnych osób. W momencie obligatoryjnego obowiązywania KSeF, zdecydowana większość faktur będzie trafiały do firmy poprzez ten system. Taka sytuacja wiążę się z kilkoma istotnymi zagadnieniami, które należy w organizacji rozwiązać.
W pierwszej kolejności należy wskazać, iż wydaje się koniecznym wprowadzenie nowej bądź zmodyfikowanie obecnej procedury przyporządkowującej faktury do poszczególnych komórek. Przede wszystkim, aby takie przyporządkowanie było możliwe należałoby, w naszej ocenie, zarekomendować kontrahentom, ujmowanie w określonych polach faktury ustrukturyzowanej elementów umożliwiających ich identyfikację, np. poprzez wskazanie właściwego numeru umowy czy też zamówienia.
O ile w sytuacji wykonywania zamówień bezpośrednio przez dedykowane do tego osoby wydaje się, że nie powinno nastręczyć to wielu kłopotów, o tyle inaczej może być w sytuacji rozliczania delegacji przez pracowników czy też dokonywania przez nich indywidualnych zakupów „na firmę”.
Należy pamiętać, że nawet przy zakupach stacjonarnych faktura kosztowa nie będzie wydana „do ręki”, ale zostanie przekierowana przez KSeF.
Oczywiście, na marginesie należy zauważyć, że faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie jeszcze do 31 grudnia 2024 r. Do tego czasu paragon fiskalny z NIP będzie więc uznawany za fakturę uproszczoną. Ponadto, z KSeF wyłączone będą również bilety spełniające funkcje faktury, paragony za przejazd autostradą, ale też faktury wystawiane przy pomocy procedur OSS oraz IOSS.
Podsumowując, nieuniknionym wydaje się, że szczególnie w pierwszym etapie wdrażania KSeF, w firmach, na koniec miesiąca, pozostanie pewna pula faktur, które będą wymagały identyfikacji i ich właściwego przypisania zgodnie z określonym MPK.
3. Faktury sprzedażowe
Z drugiej strony, ważnym aspektem, z punktu widzenia tym razem przychodowego, będzie wystawianie faktur sprzedażowych.
Jak wskazywaliśmy na wstępie, od 1 lipca 2024 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla czynnych podatników VAT. Z kolei podatnicy zwolnieni podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT będą zobowiązani do jego korzystania pół roku później, tj. od 1 stycznia 2025 r. Tym samym, od tych dat, faktury wystawiane mogą być, co do zasady, tylko i wyłącznie poprzez KSeF. Niemniej – nie wszystkie.
Przede wszystkim, nie będzie możliwości wystawiania faktur w KSeF na rzecz konsumentów (osób nieprowadzących działalności gospodarczej). Dla takich osób będzie istniała możliwość wystawienia faktury tylko w sposób standardowy – poza KSeF.
Ale to nie jedyny wyjątek. Zgodnie z art. 106gb ust. 4 Ustawy VAT w przypadkach gdy:
- miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
- nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
- nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w transakcji nabycia towaru lub usługi, dla których wystawiono fakturę
– faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Tym samym, w przypadku gdy naszym kontrahentem jest podmiot zagraniczny, tj. zasadniczo nie posiadający siedziby bądź do tej transakcji nie posługujący się stałym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej, fakturę należy będzie udostępnić mu w sposób innych niż poprzez KSeF.
Podsumowując, należy być przygotowanym na sytuację, iż prowadząc działalność gospodarczą na rzecz różnych podmiotów, tj. oprócz sprzedaży na rzecz polskich podatników, również na rzecz konsumentów oraz podmiotów zagranicznych, w firmie pojawi się kilka strumieni fakturowania (jeden główny w KSeF i jeden bądź dwa poboczne), które docelowo system księgowy powinien agregować w jedną całość.
4. Tryb offline i ewentualna awaria
Inną szczególną kwestią wymagającą zaadresowania jest ewentualna awaria KSeF bądź trudności techniczne w indywidualnym systemie podatnika na połączeniu KSeF – system podatnika.
Ogrom tego przedsięwzięcia związany z wdrożeniem KSeF determinuje, iż nikt nie zakłada, że to wdrożęnie odbędzie się bezproblemowo. Potwierdza to sam projekt ustawy, który jak też podkreślane jest w uzasadnieniu, zapewnia rozwiązania w zakresie wystawiania faktur w sytuacji:
- niedostępności KSeF związanej z zaplanowanymi pracami serwisowymi tego systemu – tzw. tryb offline;
- awarii KSeF (ogłaszanej w komunikacie i za pośrednictwem interfejsu);
- awarii systemu (ogłaszanej w środkach społecznego przekazu);
- braku możliwości wystawienia e-faktury przez podatnika z przyczyn leżących po jego stronie – tzw. tryb offline.
W pierwszych trzech przypadkach, tj. dotyczących awarii KSeF, podatnik w ciągu 7 dni będzie zobowiązanych do wprowadzenia wygenerowanej wcześniej w swoim własnym systemie faktury do KSeF.
Z kolei w przypadku awarii leżącej po stronie podatnika, taka faktura będzie musiała być wprowadzenia do KSeF już następnego dnia po ustaniu przyczyn takiej awarii.
W tym kontekście należałoby jeszcze raz zwrócić uwagę na aspekt daty wystawienia faktury o którym wcześniej wspominaliśmy. Jak wskazywaliśmy wyżej, za datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej uznaje się dzień przesłania jej do KSeF. Gdy fakturze ustrukturyzowanej zostanie nadany numer KSeF, wchodzi ona do obrotu prawnego z datą przesłania – wystawienia do KSeF. Zatem w standardowym przypadku data wpisywana w polu P1 (odpowiadająca dacie wystawienia dokumentu określonej w art. 106e ust. 1 pkt 1 Ustawy VAT) – za wyjątkiem szczególnych sytuacji – nie jest kluczowa. Kluczowa jest data przesłania faktury do KSeF, zgodnie z art. 106na ust. 1 Ustawy VAT. Natomiast za datę otrzymania faktury uznaje się dzień nadania tej fakturze numeru KSeF. Data ta jest widoczna dla odbiorcy e-faktury w systemie.
Niemniej, tą szczególną sytuacją jest awaria bądź ogłoszona niedostępność KSeF. Wówczas, wypełnienie przez podatnika pola P1 „data wystawienia” w określonej fakturze ustrukturyzowanej będzie uznane za wystawienie faktury w dacie wskazanej przez podatnika w tym polu i tym samym będzie wyznaczała moment wejścia faktury do obrotu prawnego. Jeśli jednak taka faktura zostanie przesłana nabywcy poza KSeF, przed jej wprowadzeniem do tego systemu, za datę otrzymania faktury przez podatnika w okresie awarii lub w trybie offline przyjmuje się faktyczną datę jej otrzymania.
Podsumowując, wskazać należy, że kluczowe dla podatników będzie właściwe zintegrowanie własnych systemów z KSeF oraz uważna weryfikacja pojawiających się informacji o ewentualnych przerwach w działaniach KSeF, gdyż będą miały one istotne znaczenie z perspektywy określenia tej kluczowej w danej sytuacji daty wystawienia faktury.
5. Nota korygująca
Innym novum, które wejdzie w życie wspólnie z rozpoczęciem funkcjonowania KSeF, będzie całkowita likwidacja instytucji not korygujących.
Obecnie, jak wiemy, nabywcy mogą wprowadzić drobne korekty do faktur otrzymanych od dostawcy w zakresie, np. jakichś literówek, opisów nabywanych towarów czy usług bądź nawet oczywistego błędu w numerach identyfikacyjnych przedsiębiorcy.
Od 1 lipca 2024 r. nie będzie to już możliwe, gdyż wraz z wejściem w życie obligatoryjnego KSeF, nastąpi likwidacja not korygujących.
Od tego momenty, każdorazowej korekty faktury będzie mógł dokonać tylko i wyłącznie nabywca.
Tym samym, w naszej ocenie, koniecznym będzie ustalenie określonych ram współpracy między nabywcą a dostawcą w zakresie ewentualnych korekt, a także dążenie do osiągnięcia maksymalnie wysokiego pułapu porozumienia w zakresie przepływu informacji, który pozwoli na minimalizację pojawiających się takich drobnych pomyłek wymagających skorygowania.
Podsumowując, wraz wejściem w życie KSeF, z obrotu prawnego znikną noty korygujące.
6. Faktura korygująca
Jak wskazaliśmy w punkcie poprzedni, noty korygujące zostaną w całości zastąpione korektami dokonywanymi w postaci faktur korygujących. W zakresie tych faktur wskazuje się, że każdorazowo będą musiały zostać wystawione w KSeF.
Co istotne, przy ich wystawianiu, niezbędne będzie wskazanie numeru faktury korygowanej, daty wystawienia faktury korygowanej oraz numeru KSeF faktury korygowanej.
Jednocześnie KSeF dopuszcza dwa rodzaje korekt:
- jednopozycyjną (przez różnicę) lub
- dwupozycyjną (było/jest).
Ważne jest też, że w przypadku faktur zbiorczych, ich korekta ma odbywać się poprzez wskazanie wszystkich korygowanych faktur. Nie będzie możliwości ujęcia ich poprzez jeden zapis albo wskazanie zakresu numerów.
Dodatkowo, faktury korygujące, po wejściu w życie obligatoryjnego KSeF, nawet jeśli pierwotnie zostały wystawiona poza KSeF (w związku z tym, że zostały wystawione przed wejściem przepisów o obligatoryjnym e-fakturowaniu), musza zostać wystawione w KSeF.
Podsumowując, wszystkie modyfikacje wystawionych faktur, będą musiały być dokonywane poprzez faktur korygujących. Również, jeśli korygowana faktura została wystawione jeszcze w sposób standardowy, tj. przed wejściem w życie regulacji o obligatoryjnym KSeF.
7. Przelewy z identyfikatorem płatności
Kolejnym nowym aspektem, który zacznie być istotnym po wejściu w życie obligatoryjnego KSeF, jest kwestia właściwego identyfikatora płatności przy dokonywanych przelewach.
Zgodnie z wprowadzanym w życie art. 108g Ustawy VAT, przy wykonywaniu przelewów na rzecz podatników VAT czynnych koniecznym będzie podanie w tytule przelewu numer KSeF faktury lub identyfikator zbiorczy nadany dla wielu faktur.
Co oczywiście ważne, nie będzie konieczności podawania numeru faktury nadanego w KSeF, jeżeli zastosowany instrument płatniczy (np. karta) nie daje możliwości wpisania takich danych. Tym samym, można wywnioskować, że taki numer będzie podawany przy zlecaniu płatności przede wszystkim za pośrednictwem przelewu lub polecenia zapłaty.
Powyższy obowiązek wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. w zakresie płatności w mechanizmie podzielonej płatności, a od 1 stycznia 2025 r. w zakresie wszystkich przelewów.
Podsumowując, od 1 stycznia 2025 r., a w przypadku mechanizmu podzielonej płatności już od 1 lipca 2024 r., przy dokonywaniu przelewów podatnicy będą zobowiązani tytułować je poprzez wskazanie określonego w KSeF identyfikatora płatności właściwego dla danej transakcji.
8. Uprawnienia
Warto zwrócić uwagę również na jedną z podstawowych funkcjonalności KSeF, czyli umożliwienie wystawiania bądź odbierania faktur na podstawie przyznanych uprawnień.
Co najważniejsze: udzielić takich uprawnień może osoba reprezentująca dany podmiot na podstawie posiadanych uprawnień pierwotnych.
Jak wskazuje się na stronie Ministerstwa Finansów, w przypadku podatników będących osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Z kolei podatnicy, którzy nie są osobami fizycznymi i posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP mogą korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich, bez zgłaszania ich w urzędzie skarbowym. W pozostałych przypadkach taki podatnik aby korzystać z KSeF, musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF w imieniu danej organizacji. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach systemu.
Standardowo, przypisując dalsze uprawnienia innym osobom fizycznym, możemy upoważnić je do:
- nadawania uprawnień (czyli taka osoba będzie również mogła nadawać uprawnienia kolejnym osobom);
- wystawiania faktur;
- dostępu do faktur.
Na marginesie, warto też zaznaczyć, że nadane jakimś osobom uprawnienia nie zostaną wygaszone po określonym terminie. Zawsze będzie należało takowe nadawać oraz też potem odbierać samodzielnie (w sposób ręczny).
Podsumowując, ważnym elementem, który będzie trzeba uregulować w organizacji jest kwestia właściwego określenia grona osób odpowiedzialnych za wystawianie faktur, a także za ich odbiór.
9. Załączniki
Innym istotnym elementem na który warto zwrócić uwagę jest kwestia załączników, a raczej ich braku. Co do zasady schemat faktury ustrukturyzowanej zawiera określone elementy obligatoryjne czy też fakultatywne dla faktur wystawianych obecnie – zgodnie z tym co zostało określone w przepisach prawnych.
Te pola danej schemy będą mogły być uzupełniane tekstem do określonego limitu znaków. Jednocześnie, co ważne, do takiej wypełnionej faktury ustrukturyzowanej nie będzie możliwości dodawania załączników, np. w postaci jakichś oznaczeń graficznych, zestawień, itp.
W związku z tym, w sytuacji konieczności i czy też stosowania praktyki dołączania takich załączników, niezbędnym będzie uregulowanie z kontrahentami innego sposobu ich przekazywania. Czy też osobną drogą (np. mailową), czy też dodanie w schemie link, który umożliwi pobranie takie załącznika.
Podsumowując, do faktur ustrukturyzowanych nie będzie możliwości dodawania załączników.
10. Kod QR
Całkowicie nowym aspektem jest wprowadzenie do obrotu prawnego obowiązku posługiwania się, tzw. kodami QR. Jak wskazuje wprowadzany art. 106gb ust. 5 Ustawy VAT podatnik będzie zobowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych w tej fakturze, w przypadku:
- udostępnienia jej nabywcy nie będący zobowiązanym do korzystania z KSeF, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub
- użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Powyższa oznacza, że podatnik będzie zobligowany dooznaczenia faktury ustrukturyzowanej, w przypadku użycia jej poza KSeF. Jak wskazuje się w uzasadnieniu do ustawy, rozwiązanie to będzie opierało się na założeniu, że podatnik będzie zobowiązany każdą fakturę ustrukturyzowaną, w momencie jej wizualizacji, oznaczać kodem QR. Z kolei wg Ministerstwa, KSeF ma zapewnić funkcjonalność umożliwiającą, poprzez ten kod, weryfikację, czy dana faktura została wystawiona w KSeF oraz czy dane w niej zawarte są poprawne. Podatnik będzie musiał oznaczać każdą zwizualizowaną fakturę, np. w formacie pdf lub w postaci papierowej, kodem QR.
Co też istotne, ma istnieć domniemanie, że jeśli faktura ustrukturyzowana używana poza KSeF nie zostanie oznaczona kodem QR, to została wystawiona poza KSeF lub wystawił ją podmiot nieuprawniony. Stąd też, wypełnienie tego obowiązku będzie istotne.
Podsumowując, takie oznaczanie faktur ustrukturyzowanych kodem QR ma umożliwić każdej osobie, która taką fakturę otrzyma, za pomocą urządzenia mobilnego, szybką i prostą weryfikację jej zgodności z oryginalnymi danymi zawartymi w KSeF.
